做外贸绝对不能忽视的20个细节

发布时间：2024-08-08

俗话说“细节决定成败”，做外贸行业，更是如此。从客户开发、沟通到下单、交货等等，中间的环节有很多，容易出现的纰漏也很多，因此，外贸人员一定要够细致，把关好每一环节。在这里，聚焦伟业总结了20个外贸人员容易忽视但是绝对不能忽视的细节——

沟通方面：
1.        在与客户沟通时，如果听不懂客户的话，一定要请别人帮忙翻译，或者用别的方式来确定客户的意向。
2.        在与客户沟通时，在情绪、话题、观念、生理上要与客户协调一致。
3.        如果遇到非常紧急的事情，用电话沟通后，再将电话中谈到的问题用邮件的形式发给客户。
4.        在与客户沟通时，“细倾听、勿插话”是最基本的要求。
5.        善于运用自己的电脑应用技术，来提高沟通的效率。

交往方面：
6.        在与客户交往中，要时刻注意自己的言行举止，要符合商务礼仪中的要求。
7.        国际交往中，握手是最基本的礼节。
8.        如果客户来访，一定要事先安排客户的行程。
9.        如果出现问题，一定要及时找到问题的根源，并给客户提供解决方案，而不仅仅是道歉或者逃避。
10.        对于客户提出的问题，要及时记录，并迅速安排相关人员解决。
11.        在接待客户时，要注意“客面门、左为上”，要让客户有被重视、被尊重的感觉。
12.        对客户进行分级或者分类处理，将主要精力放在重点客户、大客户上。
13.        利用市场调查、社会调查来收集客户的相关数据，以便提供更优质的服务。

邮件方面：
14.        超过2MB的附件，需要先压缩，再用邮件发送。
15.        如果客户邮件内容有五点，那么在回复邮件时也要按点回复。
16.        在回复或转发邮件，一定要记得署名，此外，发送开发信时也一定要有签名和联系信息。
17.        发送给客户的EXCEL表格，一定要先“打印预览”，并调整格式，方便客户打印。
18.        发送给客户的邮件一定要内容简洁，条理清晰。此外，字体、字号，甚至标点都要确保无误。
19.        给客户发报价单时，一定要注明报价的有效期以及相应的付款方式，并在邮件中做出说明。
20.        在储存文件时，文件命名要有规，比如“Quote - # 12345 - ABC （Factory）”。直接问客户最近是否有报价需求。
上面的三种主题，变换标题间隔着使用，让客户明明知道你的邮件有推广因素，都忍不住打开来看看。
客户是否回复你不重要，重要的是客户记住你和你是做什么的，那么有需要的时候自然会找你！